Munkaidő nyilvántartás

Számos tévhit él a munkavállalók munkaidejének dokumentálásával kapcsolatban, még a munkaügyi területen dolgozók is sokszor bizonytalanságban vannak a témában.

Mit is nevezünk munkaidő nyilvántartás-nak?

A munkáltató a dolgozó minden egyes munkaviszonyban töltött napját nyilvántartja. Elvileg minden napról két párhuzamos nyilvántartást kell vezetni:

  1. munkaidő beosztás

Ez előírja a dolgozó számára, hogy melyik napon mettől-meddig és hol van számára előírva „rendes” munkavégzés, esetleg készenlét. A nem beosztott napokon pedig meg kell jelölni, hogy milyen okból nem kell dolgoznia. Ez lehet pihenőnap, szabadság, állásidő, vagy egyenlőtlen munkaidő beosztás esetén olyan „rendes” munkanap, amelyről az összes munkaóra át lett helyezve másik napra, napokra. Ezen kívül meg kell jelölni azokat a munkaidőket is, amelyek „rendkívüli” munkaidőnek minősülnek. Ezek eshetnek akár „rendes” beosztott munkanapra (pl. munkaidő utáni túlóra), de akár pihenőnapra is.

  1. jelenléti ív

Ez pedig nem más, mint a munkaidő beosztás teljesítésének nyilvántartása, azaz a beosztott idők ledolgozásának az elismerése, a nem ledolgozott idők megjelölése a hiányzás okával (betegség, igazolt távollét, igazolatlan távollét, stb.)

Kell-e a kétféle nyilvántartást külön-külön vezetni?

Nem szükséges. A Munka Törvénykönyve lehetőséget ad arra, hogy a teljes nyilvántartás a munkaidő beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető. Ez azt jelenti, hogy az adott nap munkaidő beosztás-a a nap elteltével át kell alakuljon jelenléti ív-vé, így a két nyilvántartás „two in one” egyben vezethető.

munkaidő nyilvántartásHogyan kell vezetni?

A Munka Törvénykönyve nem ír elő formai követelményeket. Sokszor hallom ellenvetésként a kizárólag elektronikus vezetésre, hogy „de hát a dolgozónak alá kell írnia”. Ilyen helyen a hagyományoknak, esetleg belső vezetői igényeknek tesznek eleget, nem pedig jogszabályi előírásnak.

Fontos megjegyezni, hogy a jelenléti ív nem azonos a munkahelyen töltött idővel, ezért az egyszerű beléptető rendszerek, amelyek csak a belépés, kilépés időpontjait regisztrálják, nem helyettesítik azt. Ezért nem is váltható ki vele a munkaidő nyilvántartás. A jelenléti ív-en ugyanis nem lehet feltüntetni munkaidőként a beosztás előtti-utáni időtartamokat.

Nyugodtan vezessük elektronikusan, a KREA-SOFT Munkaidő nyilvántartó rendszere is alkalmas erre. A hónap végén készítsük el a következő hónap beosztását, majd a változásokat igyekezzünk naprakészre módosítani. Ehhez persze lehet segítség egy beléptető rendszerből kinyert adatokkal történő összehasonlítás. A hónap végén pedig hagyjuk jóvá, azaz véglegesítsük a havi nyilvántartást.

Vannak olyan munkarendek, amelyek beosztását nem szükséges havonta külön közölni a dolgozóval, mert előre kiszámíthatóak. Ilyen például az „általános munkarend”, amely hétfőtől –péntekig azonos munkakezdést-befejezést ír elő szombat-vasárnapi pihenőnapokkal. Ezek a munkarendek általában a munkaszerződés mellékletében vannak definiálva.

Fontos azonban, hogy a „kiszámíthatatlan”, változó munkakezdésű munkarendek esetén mindig időben közöljük a dolgozóval az elkövetkező beosztását. Ennek egyszerű módszere a KREA-SOFT Munkaidő nyilvántartó rendszerében, hogy a következő havi nyilvántartását PDF formában elkészítjük és elküldjük a dolgozó e-mail címére. Ugyanez vonatkozik a hónap során elrendelt beosztás-módosításokra is.

Budapest, 2023. április

Vasvári László
KREA-SOFT Kft.
ügyvezető