A bérszámfejtő programmal szemben az egyik lényeges elvárás, hogy a munkabérek számfejtése során a bérszámfejtést végző személy könnyűszerrel tudja kezelni a számfejtő programot.

Meglehetősen sok értékes idő mehet el feleslegesen a számfejtő program használata közben, ha a bérszámfejtést végzőnek bonyolult, szükségtelen és normál esetben mellőzhető lépések sorozatát kell végrehajtania.

A bérszámfejtő szoftverrel kapcsolatos egyik főbb elvárás az egyszerű és átlátható a kezelőfelület, ugyanakkor lényeges a bérszámfejtéshez szükséges valamennyi funkció hibátlan működése.

Ideális esetben a szoftverfejlesztők, aprólékos és valamennyi funkcióra kiterjedő tesztsorozattal győződnek meg a kifogástalan működésről, még jóval a program átadása és éles használata előtt. A felmerülő hibákat naplózzák és javítják.

Előnyös, ha a számfejtő alkalmazás tervezése és programozása során, a fejlesztő kellő figyelmet fordított arra, hogy közepes kapacitású számítógépen is akadás nélkül, könnyedén fusson az elkészült számítógépes számfejtő program. Kivételt képez, ha a bérszámfejtő szoftver hálózati, szerver-kliens működésre is fel van készítve. Ebben az esetben a kisebb kapacitásra vonatkozó elvárás a kliens számítógépre vonatkozik. A központi, szerver feladatokat ellátó számítógép teljesítményét, még a beszerzés előtt, a hozzá kapcsolódó kliensek és egyéb terhelések függvényében érdemes meghatározni. A bérszámfejtő alkalmazás felhasználói dokumentációjában, a technikai részben, a fejlesztőnek pontosan és egyértelműen meg kell határoznia az alapvető műszaki követelményeket.

Felhasználói dokumentáció:

A felhasználói dokumentáció akkor elfogadható, ha az világosan és könnyen érthetően leírja, elmagyarázza a számfejtő alkalmazás használatát. Segítséget nyújt az esetleges hibaüzenetek értelmezésében, lehetőség szerinti elhárításában.

A bérszámfejtő program fejlesztői részéről nyújtott támogatás (support) nélkülözhetetlen. Kiemelten fontos, hogy munkaidőben elérhető legyen a technikai segítség. Lényeges az is, hogy belátható időn belül történjen reakció a segítségkérésre. A legcélszerűbb, ha a támogatásra vonatkozó részt írásos szerződésben, megállapodásban rögzítjük.

A számviteli jogszabályok sűrűn változnak. Ezeket a módosulásokat a bérszámfejtő programnak, még a változások életbe lépése előtt le kell követnie. Kiemelt figyelmet kell fordítani, hogy a számfejtő szoftvert készítő vállalkozás, ezeket a jogszabálykövető frissítéseket biztosítsa a jövőben. E nélkül egy sok pénzért megvásárolt, viszont használhatatlan számfejtő applikációnk lesz.

A bérszámfejtő szoftver megvásárlása, esetleg bérlése előtt, érdemes a fejlesztő cégtől referenciákat kérni. További kérdések is felmerülhetnek. Mióta működik a cég? Mióta fejleszt számfejtő programot? A saját alkalmazását használja bérszámfejtésre, ha nem, akkor ennek mi az oka?

Most csupán néhány lényegesebb szempontot emeltünk ki, egy következő részben folytatjuk.